آشنایی با مرکز اسناد فنی و کتابخانه تخصصی

 به موازات پیشرفت شگرف در فناوری اطلاعات و ارتباطات و گسترش فعالیتهای سازمانها، شرکتها و ارگانها مختلف و افزایش تعاملات داخل و خارج سازمانی آنها، استفاده از تکنولوژی مدیریت اسناد در راستای تبدیل اسناد کاغذی با الکترونیکی و ایجاد ساختار منظم و منسجم اطلاعات اجتناب ناپذیر است.

سیستم مدیریت اسناد یا آرشیو الکترونیکی بهترین راه حل و کارآمدترین ابزار جهت تولید، بایگانی، ساماندهی و جستجو، دسترسی و مدیریت Online اطلاعات، اسناد و مدارک متنی، تصویری، صوتی و .... می باشد. این سیستم موجب تسریع و تسهیل در تولید، نگهداری، بازیابی، ویرایش، به اشتراک گذاری و انتقال امن اطلاعات بدون محدودیت زمان و مکان خواهد شد.

برخی از مزایای بایگانی الکترونیکی:

• عدم نیاز به مراجعه حضوری کارشناسان به محل بایگانی
• دسترسی به اطلاعات مورد نیاز در هر زمان و مکان
• امکان بازیابی یک سند برای کاربران متعدد
• جلوگیری از مخدوش و فرسوده شدن اسناد
• امکان تعیین دسترسی در سطوح مختلف جهت ایجاد امنیت کامل در سیستم

در این راستا مکانیزاسیون مرکز اسناد فنی نیروگاه رامین از سال 1385 آغاز گردید و مدارک از طریق نرم افزار DocuWare در اختیار پرسنل نیروگاه قرار گرفت. لازم بذکر است نیروگاه رامین اولین نیروگاه بزرگ کشور بوده که مکانیزاسیون اسناد فنی در آن بطور کامل اجرا و با موفقیت به پایان رسیده  است . لذا برهمین اساس در ارزیابی شرکت مدیریت تولید برق ایران در سال 1388،  موفق به کسب رتبه اول در سطح نیروگاههای کشور شد .

برخی از قابلیتهای نرم افزار DocuWare:

• ذخیره و مدیریت انواع سند از قبیل نقشه، کاتالوگ، نامه، اسناد مالی ....

§         ۳۴۶۰۵۱۵۵۷۹۶۱۶۰۷۸

• دارای جستجو به صورت Full Text بر روی تمام متن
• امکان تعریف فیلدهای جستجو برای هر سند
• امکان ویرایش گرافیکی
• امکان استفاده از نرم افزارهای کاربردی مختلف جهت نمایش و ویرایش تصویر با فرمتهای مختلف
• قابلیت اسکن انواع سند توسط نرم افزار
• جستجو، بازیابی و نمایش سند با سرعت بالا
• دسترسی به یک فایل توسط چند کاربر به صورت همزمان
• قابلیت اجراء بر روی شبکه های Local
• قابلیت اجراء بر روی اینترانت و اینترنت

مدارک فنی موجود در این نرم افزار عبارتند از نقشه، کاتالوگ و دفاتر سرپرستان شیفت. لازم بذکر است بالغ بر ششصد هزار شیت مدرک در این نرم افزار ورود اطلاعات شده اند.

کتابخانه تخصصی نیروگاه:

به منظور ارتقاء سطح علمی پرسنل و همچنین دسترسی به استانداردها و اطلاعت مرجع هر حیطه تخصصی در مورخ 1/6/1385 کتابخانه تخصصی نیروگاه رامین با مجموعه پایه 750 جلد کتاب راه اندازی گشت. سیستم ورود اطلاعات ، امانت، تأخیر و ... کتابخانه تخصصی الکترونیکی ( نرم افزار جامع کتابخانه ای پارس آذرخش) می باشد. هر ساله جهت به روز رسانی مجموعه کتابخانه، خرید کتاب از نمایشگاه بین المللی کتاب تهران انجام می پذیرد.

   مجموعه فعلی کتابخانه شامل 5845 جلد کتاب و پایان نامه می باشد:

• کتب فارسی:                              3690 عنوان (5100 جلد)
• کتب لاتین:                                 467 عنوان (631 جلد)
• پایان نامه:                                  114 عنوان (112 جلد)

کتابخانه الکترونیکی:

جهت سهولت استفاده و دسترسی به کتب تخصصی فنی و همچنین نگهداری کتب تخصصی در حجم بالا و در فضای کم، کتابخانه الکترونیکی نیروگاه در سال 1388با مجموع تعداد 7540 عنوان در حیطه های موضوعی شیمی، الکتریک، ابزاردقیق، مکانیک، متالورژی، مدیریت و حسابداری و زبان انگلیسی راه اندازی شد.

بخش زبان انگلیسی:

برای استفاده از اطلاعات به روز علمی و فنی در سطح بین المللی، گام اول تسلط بر زبان انگلیسی می باشد. لذا در این راستا و جهت ارتقاء سطح زبان همکاران در کتابخانه بخشی با عنوان بخش راه اندازی شده است. این بخش شامل موارد ذیل می باشد:  فرهنگها، کتابهای آموزش گرامر، آموزش مکالمه، آموزش خواندن، و ... .

تهیه کننده:

کارشناس مسئول مرکز اسناد فنی و کتابخانه تخصصی - زینب بهمنی